I en miljö där manus, inspelningsmaterial och produktionsdata är känslig information är skyddet av nycklar en viktig del av det övergripande säkerhetsarbetet.
 

Övertog ett komplicerat nyckelproblem

När teamet tog över ansvaret för anläggningen 2021 fanns det inget strukturerat eller spårbart sätt att hantera nycklar. Över 1 200 interna och externa nycklar var i omlopp, och med dubbletter och huvudnycklar uppgick det totala antalet till närmare 5 000. Nycklarna förvarades i traditionella skåp, upphängda på krokar, och användningen loggades manuellt i kalkylblad med nyckelnummer och uppgifter om vem som kvitterat ut dem.

– Det här ledde till återkommande administrativa problem. Vid våra två senaste revisioner upptäckte vi att över 500 nycklar saknades från de senaste tre åren, berättar en ansvarig på Netflix Studios.

Effektiv nyckelhantering med full spårbarhet

Det stod snabbt klart att kontroll och ansvar var de största utmaningarna. Med Creones intelligenta KeyBox nyckelskåp och den molnbaserade mjukvaran KeyWin6 etablerades ett digitalt arbetssätt där varje nyckel registreras, kvitteras och återlämnas med fullständig loggning.

– Det gjorde stor skillnad med möjligheten att tilldela nycklar till specifika användare, produktioner eller leverantörer, och att kräva att de återlämnas före dagens slut. Ingen kan längre ta med sig nycklar hem för att göra kopior utan allt övervakas och loggas, berättar kunden vidare.

Ingen installation på interna nätverket

Ett avgörande krav från Netflix Studios var att lösningen inte skulle innebära installation av mjukvara eller hårdvara på det interna nätverket. Det var en förutsättning för att uppfylla företagets strikta globala säkerhetspolicy.

–  Det faktum att inget behövde installeras på vårt nätverk var den viktigaste faktorn för vårt säkerhetsteam. Vi arbetar i ett slutet system där varje extern komponent betraktas som en potentiell sårbarhet, förklarar ansvarig.

Färre nycklar och högre säkerhet

Tack vare integration med andra passersystem har det totala antalet nycklar minskat. Idag används omkring 400 nycklar aktivt, men inklusive dubbletter och huvudnycklar hanteras fortfarande cirka 1 200 nycklar, nu med full kontroll och spårbarhet i KeyWin6.

Arbetet med nyckelrevisioner har effektiviserats kraftigt, med tydlig överblick i realtid över alla aktiva nycklar och användare. Lösningen förenklar inte bara nyckelhanteringen, utan även onboarding av ny personal och externa leverantörer, särskilt värdefullt i en produktionsmiljö där många olika funktioner och aktörer behöver tillfällig eller permanent åtkomst.